Política de Privacidad de Datos en Colombia

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y CORPORATIVOS DE LAS COMPAÑÍAS BRIGHTCELL LOGISTICS EN COLOMBIA

Fecha de entrada en vigencia: 1 de enero de 2023

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto reglamentario 1377 de 2013, nos permitimos informar a nuestros clientes, proveedores, trabajadores y público en general, (quienes colectivamente se denominan “Titulares de los Datos Personales”) que se encuentran incluidos en las bases de datos de las empresas de BRIGHTCELL LOGISTICS, la cual ha sido recolectada en desarrollo de su objeto social, con ocasión de la compra o venta de productos y servicios, o a través de actividades de mercadeo y vinculación laboral realizadas por las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS, en medios electrónicos, físicos o redes sociales, lo siguiente:

El presente documento es la política integral de todas las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS en Colombia que están compuestas por las siguientes sociedades:

• BRIGHTCELL LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.
• BRIGHTCELL LOGISTICS COMERCIALIZADORA S.A.S.
• LIKEWIZE SOLUCIONES INTEGRALES S.A.S.
• BRIGHTCELL LOGISTICS HOLDINGS, LLC.
• BRIGHTCELL LOGISTICS LLC.

Las anteriores compañías en conjunto se denominarán "BRIGHTCELL LOGISTICS" o las "Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS".

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.
• Decreto 886 de 2014.
• Decreto Único 1074 de 2015.

• Legalidad: La presente política se ajusta estrictamente a las disposiciones legales vigentes en Colombia.
• Finalidad: Los datos que BRIGHTCELL LOGISTICS recibe en su calidad de Responsable y Encargado se utilizarán únicamente para los fines establecidos en el presente documento.
• Libertad: Si no hay consentimiento ni autorización previa por parte del titular, BRIGHTCELL LOGISTICS no hará uso ni tratará la información concerniente a datos personales recibida.
• Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. BRIGHTCELL LOGISTICS no dará Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: BRIGHTCELL LOGISTICS garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Seguridad: El Tratamiento de la información se hará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Confidencialidad: Salvo autorización expresa del titular o por mandamiento legal o de alguna autoridad, toda la información recibida por BRIGHTCELL LOGISTICS en su calidad de Responsable será manejada con carácter confidencial.

Para los fines de la presente Política de tratamiento de datos personales, a menos que expresamente se estipule de otra manera, los términos iniciados en mayúscula que aquí se usan tendrán el siguiente significado:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento en este caso, BRIGHTCELL LOGISTICS;
• Habeas data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: La persona natural cuya información sea almacenada en las bases de datos de las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS y sea objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Los Datos Personales de los trabajadores y/o candidatos en procesos de selección, clientes y/o proveedores, o potenciales clientes y/o proveedores de servicios y/o contratistas de y para las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS son utilizados para el cumplimiento del objeto social de dichas compañías y específicamente para las siguientes finalidades:

• Dar cumplimiento a las obligaciones laborales a cargo de las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS.
• Ejecutar las obligaciones contractuales establecidas con las distintas contrapartes como clientes, proveedores, empleados y/o accionistas.
• Adelantar actividades y programas de bienestar dirigidas a los trabajadores de las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS.
• Informar y emitir comunicados de tipo corporativo a los trabajadores, proveedores, clientes y contratistas de las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS.
• Ejecutar políticas y actividades de mercadeo en relación con los servicios y bienes ofertados por las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS.
• Evaluar la calidad de nuestros bienes y servicios.
• Remitir comunicaciones de interés para los trabajadores, proveedores, clientes y contratistas de las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS.
• Proveer bienes y servicios requeridos por las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS; y por los contratantes de las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS.
• Convocar a los proveedores y contratistas a procesos de selección para la provisión de bienes y servicios requeridos por las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS.
• Adelantar investigación de precios de mercado de bienes y servicios requeridos por las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS.
• Proveer información sobre los servicios ofertados por las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS, efectuar eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial y/o publicitario.
• Suscribir contratos con terceros.
• Expedir órdenes de compra y/o de servicios.
• Adelantar estudios de tendencias de consumo.
• Realizar propuestas y ofertas de negocios y/o servicios.
• Revisión de la veracidad de la información recibida.
• Revisión y comparación de bases de datos tanto nacionales como internacionales de antecedentes judiciales y criminales.
• Análisis de Crédito y solidez financiera.
• Gestiones administrativas y de seguridad física tanto para las instalaciones como en pro de garantizar la seguridad de los activos de BRIGHTCELL LOGISTICS.

Los datos personales serán manejados a través de Plataformas medios físicos y magnéticos a las cuales tendrán acceso personas del área de Administración y Finanzas, Global Credit, Master Data Management, Ethics and Compliance, Legal y cualquier otra que BRIGHTCELL LOGISTICS determine para tales fines.

Los datos personales de los empleados de las compañías BRIGHTCELL LOGISTICS serán manejados a través de Plataformas a las cuales tendrán acceso personas del área de Recursos Humanos, Ethics and Compliance, Legal y cualquier otra que BRIGHTCELL LOGISTICS determine para tales fines, principalmente desde: Colombia y Estados Unidos donde se encuentra nuestra Casa Matriz; sin perjuicio de que BRIGHTCELL LOGISTICS determine otra u otras jurisdicciones.

Los datos personales de nuestros empleados y/o candidatos en proceso de selección suministrados en la hoja de vida durante el respectivo proceso de selección y en el contrato de vinculación laboral, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de BRIGHTCELL LOGISTICS y de los diferentes procesos dentro de las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que mantiene con cualquiera de las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS; integrar expedientes laborales, pago y administración de nómina; pago de beneficios, salarios y prestaciones, bonos, reembolsos, pensiones, contratación de seguros, documentar y controlar la asignación de activos de cómputo y comunicaciones, auditorías internas, creación de cuentas de correo electrónico laboral, elaboración de directorio de la empresa, asignar herramientas de trabajo, asignar claves y contraseñas, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y demás obligaciones derivadas de la celebración del contrato de trabajo, verificar referencias personales y laborales, contactar a sus familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.

De otra parte se advierte que los Datos Personales de los aspirantes que participan en procesos de selección de empleados, convocados por cualquiera de la Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de recursos humanos y demás departamentos dentro de la compañía, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, verificar referencias personales y laborales, contactarlo y enviarle información referente a las distintas etapas del proceso de selección.

Los datos de nuestros clientes, proveedores de servicios y/o contratistas suministrados en los contratos y/o a través de los formularios de conocimiento de contrapartes, tanto en la vinculación como en la actualización, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar la ejecución de los contratos de BRIGHTCELL LOGISTICS dentro de los diferentes procesos existentes en las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS, para certificar que el origen y el destino de los fondos de los clientes, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades relacionadas o conexas con el lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo, favorecimiento a la proliferación de armas de destrucción masiva y actividades de corrupción o soborno trasnacional, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual que mantienen con cualquiera de la Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS; integrar expedientes contractuales, pago y administración de valores pactados en los contratos; documentar y controlar la asignación de activos de cómputo y comunicaciones, auditorías internas, elaboración de directorio de la empresa, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y demás obligaciones derivadas de la celebración de los contratos, verificar referencias personales, comerciales y/o profesionales.

De otra parte se advierte que los Datos de los Potenciales Clientes que participan en procesos de selección mediante su oferta, convocados por cualquiera de la Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como verificar la capacidad del Potencial Cliente para administrar y operar la ejecución de los contratos, para certificar que el origen y el destino de los fondos de los clientes, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo, favorecimiento a la proliferación de armas de destrucción masiva y actividades de corrupción o soborno trasnacional; así como administrar y operar los procesos de los distintos procesos dentro de la compañía, para el control interno de conocimientos, verificar referencias personales, comerciales y profesionales.

Se informa a todos los titulares de los Datos Personales almacenados en bases de datos de las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS que tendrán los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales almacenados en las bases de datos de las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hayan sido autorizados.
2. Solicitar, en cualquier momento, que sus Datos Personales o Corporativos sean rectificados, modificados, actualizados o eliminados.
3. Solicitar prueba de la autorización emitida para el almacenamiento de sus Datos Personales en las bases de datos de las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS, salvo lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esto es:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas;

Ser informado, previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus Datos Personales.

Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y su almacenamiento en las bases de datos de las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Exigir la confidencialidad y la reserva de los Datos Personales o Corporativos suministrados, de tal forma que los mismos sean utilizados únicamente para los fines establecidos en las presentes Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales y Corporativos.

1. Hacer uso de la información contenida en las bases de datos sólo para la finalidad para la que se encuentra facultado.
2. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
3. Cuando se recolecten datos personales, deberá limitarse a aquellos pertinentes y adecuados para la finalidad para cual son requeridos conforme a lo establecido en las leyes. Para ello no se utilizarán medios engañosos o fraudulentos.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados por esta política en el acápite de Procedimientos- Reclamos.
6. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes que permitan atender de forma oportuna las consultas y reclamos presentados por los titulares de la información.
7. La información solicitada debe ser suministrada de forma gratuita y por cualquier medio, accesible por parte BRIGHTCELL LOGISTICS, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder estrictamente a aquella que repose en la base de datos.
8. En el evento en que la certificación de la información autorizada sea solicitada físicamente y/o ésta necesite ser enviada por correo certificado, la empresa BRIGHTCELL LOGISTICS podrá requerir al solicitante para que pague la suma que en gastos corresponda, sin que en ningún momento se pueda cobrar más de lo realmente facturado; en el evento de ser requerido, la empresa BRIGHTCELL LOGISTICS deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio el soporte de dichos gastos.
9. Adoptar las medidas necesarias y que estén a su alcance para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
10. Rectificar la información cuando sea incorrecta.
11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, es decir:
    • Los titulares de la misma, sus causahabientes o sus representantes legales.
    • Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    • A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
14. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad establecidos por BRIGHTCELL LOGISTICS y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Establecer los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares del tratamiento de sus datos, que podrá ser otorgada a través de documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización debe contener la siguiente información:
    • Nombre e identificación de la persona a quien se le está solicitando autorización.
    • Identificación de los datos que se están recolectando.
    • Finalidad de los datos objeto de autorización.
    • Información del procedimiento para ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
    • Los derechos que le asisten como titular.
    • Medios de atención dispuestos por la empresa BRIGHTCELL LOGISTICS.
    Es obligación de BRIGHTCELL LOGISTICS conservar la prueba de la autorización y entregar copia al titular de la información en caso de requerirla.
16. Establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular solicitar el reporte, modificación, supresión o actualización del dato, que pueden ser los mismos mecanismos utilizados para el otorgamiento del consentimiento sin perjuicio de los gastos que se puedan presentar con ocasión a la expedición y envío del mismo.
17. La información sujeta a tratamiento debe ser protegida mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    Para ello, BRIGHTCELL LOGISTICS mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El personal de BRIGHTCELL LOGISTICS que intervenga en el tratamiento de datos personales está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de acuerdo con lo dispuesto en el contrato laboral y/o demás disposiciones sujetas en la relación entre funcionario y la empresa.
18. Designar a un “Oficial de Datos Personales” que asuma la función de protección de datos personales y quien además velará por que a través de los canales de atención se tramiten las solicitudes de los titulares.
19. La empresa BRIGHTCELL LOGISTICS utilizará los datos personales de acuerdo con la autorización dada por el titular y solamente los trasmitirá o transferirá a aliados, filiales o subsidiaria, terceros que podrán utilizar la información para el desarrollo de sus labores actuando en nombre de BRIGHTCELL LOGISTICS y/o dando cumplimiento a los requerimientos de las autoridades, acogiéndonos a las leyes que aplican sobre la materia.
20. Sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento, teniendo en cuenta las disposiciones legales y aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
    Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, BRIGHTCELL LOGISTICS deberán suprimir los datos personales.
    No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
21. Acreditar la existencia de la “Política de Privacidad y Protección de Datos” y la forma de acceder a la misma, la cual será publicada en la página web de la empresa, en redes sociales y en la sede principal.
22. Para la recolección, uso y tratamiento de datos personales, BRIGHTCELL LOGISTICS deberá cumplir con los siguientes parámetros:

• 22.1. Nombre e identificación de la persona a quien se le está solicitando autorización.
• 22.2. Identificación de los datos que se están recolectando.
• 22.3. Finalidad de los datos objeto de autorización.
• 22.4. Información del procedimiento para ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
• 22.5. Los derechos que le asisten como titular.
• 22.6. Medios de atención dispuestos por la empresa BRIGHTCELL LOGISTICS.

Medio y manifestación para otorgar la autorización del titular.

BRIGHTCELL. LOGISTICS en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página https://brightcell-logistics.com , por medio de los formatos de autorización para el tratamiento de datos que se diligenciarán de manera física, cuando haya lugar, o por los medios digitales dispuestos por BRIGHTCELL LOGISTICS y/o acudiendo a los canales de atención que se mencionan más adelante.

Los datos de contacto del responsable de la atención de consultas y reclamos en donde los titulares de la información pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar el consentimiento para el Tratamiento de los datos personales o corporativos que nos han sido suministrados:

Teléfono de contacto:	(601) 7461915
Nombre de contacto:	John Chiquinquira
Correo electrónico de contacto:	datos.personales@brightcell-logistics.com
Dirección de contacto:	Carrera 13 N° 98-70 Oficina 602 (Bogotá D.C.)

El uso y almacenamiento de los Datos Personales en las bases de datos de las compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS se efectuará de acuerdo con las políticas y procedimientos adoptados por las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS para estos efectos y las cuales se podrán siempre consultar por los Titulares de dichos Datos Personales en la página web https://brightcell-logistics.com.

Cualquier modificación a las Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales de BRIGHTCELL LOGISTICS serán publicadas en la página web antes mencionada y será comunicada oportunamente a los Titulares de Datos Personales a la dirección de correo electrónico registrada en las bases de datos de las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS.

Cualquier modificación a las Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales de BRIGHTCELL LOGISTICS serán publicadas en la página web antes mencionada y será comunicada oportunamente a los Titulares de Datos Personales a la dirección de correo electrónico registrada en las bases de datos de las Compañías de BRIGHTCELL LOGISTICS.